بسیاری از راه‌هایی که برای بهبود عملکرد کاری پیشنهاد می‌شوند، سخت و زمان‌بر به نظر می‌آیند و در عمل نمی‌توان آن‌ها را با سیستم کاری تطابق داد. به همین دلیل اکثر مردم، در پی یافتن روش‌های کاربردی هستند که به محض اجرای آن‌ها، عملکرد کاری خود را بهبود بخشند. این روش‌ها، اغلب آنقدر ساده هستند که باعث شگفتی افراد می‌شوند و اکثر مردم، از میزان مفید بودن آن‌ها، احساس رضایت می‌کنند.
عموم مردم، در گام اول برنامه‌ریزی کاری خود، دچار اشتباه می‌شوند. زمانی که تصمیم می‌گیرید، روشی را برای بهبود عملکرد کاری خود، کشف کنید؛ گمان می‌برید که زمان کافی برای رسیدگی به تمام امور خود را ندارید و این کاملا اشتباه است.
همه برنامه‌ریز‌ها در پی یافتن روشی برای مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری آن هستند. اگر یک جستجوی ساده با موضوع افزایش بهره‌وری، در سطح اینترنت انجام دهید؛ در می‌یابید که حدود ۹۹ درصد نتایج، مربوط به بحث مدیریت زمان هستند. در حالی که مسئله اصلی ما، پیدا کردن راهی برای افزایش بهره‌وری، کیفیت و عملکرد کاری است. بنابراین آنچه که لازم است در جایگاه نخست، به آن بیاندیشید؛ نحوه تنظیم و مدیریت زمان نیست. بلکه دغدغه اصلی شما باید، یافتن فرایندی برای افزایش دقت و بهروری عملکرد خود باشد.
ایده کلیدی برای بهبود عملکرد کاری
ما به شما توصیه می‌کنیم که ۳ فهرست جداگانه با عناوین زیر، تهیه کنید:
۱. اموری که باید بیشتر در مورد آن‌ها فکر کنید.
۲. فعالیت‌هایی که طی ۳ تا ۹ ماه آینده، لازم است آن‌ها را مدیریت کنید.
۳. کارهایی که در ۹۶ ساعت آینده، باید آن‌ها را انجام دهید.
حال اجازه دهید تا بیشتر در مورد اهمیت این فهرست‌ها، گفتگو کنیم.
۱. لیست اموری که باید بیشتر در مورد آن‌ها فکر کنید
در طول شبانه روز، اکثر افراد متوجه موضوعاتی می‌شوند که احساس می‌کنند؛ باید بعدا بیشتر در مورد آن‌ها فکر کنند. مثلا ممکن است فردی خاطرات تعطیلاتی را که به تازگی پشت سر گذاشته، برای شما تعریف کند و شما به ناگاه به این فکر بیافتید که برای تعطیلات خود در آینده نزدیک، برنامه‌ریزی کنید. یا ممکن است فردی در مورد یک سمینار، با شما صحبت کند و شما به شرکت در آن سمینار علاقمند شوید. شاید حتی در مترو با مشاهده کتابی در دست شخص دیگر، به خواندن آن کتاب مشتاق شوید. این دقیقا همان نکته‌ای است که می‌خواهیم به آن اشاره کنیم.
با وجود این همه نیاز، تاکید می‌شود که همواره، چنین لیستی را همراه خود داشته باشید. ممکن است هر روز، ۱۵ تا ۲۰ مورد را به این فهرست اضافه کنید. در پایان هفته، دوباره به لیست خود نگاه بیاندازید و در مورد همه جزئیات آن، فکر کنید. در نظر داشته باشید که این فهرست، برنامه کاری شما نیست و ملزم نیستید که به همه موارد آن، عمل کنید. این لیست تنها یادداشتی از تمایلات درونی شما است که شاید بتواند به بهبود عملکرد کاری شما، کمک بزرگی کند.
۲. لیست فعالیت‌هایی که طی ۳ تا ۹ ماه آینده، لازم است آن‌ها را مدیریت کنید
۹۰ تا ۲۴۰ روز، زمان بسیاز زیادی است؛ اما تا چشم به هم بزنید، این زمان به پایان رسیده است. بهترین راه برای آنکه بتوانید نهایت استفاده را از زمان خود ببرید، این است که تقویم را در دست بگیرید؛ به ۱۲ تا ۳۶ هفته آینده نگاه بیاندازید و از خود بپرسید که در این زمان که هنوز فرا نرسیده است، تصمیم به انجام چه کارهایی دارید؟
تمام افرادی که از این روش استفاده می‌کنند، اذعان دارند که این، بهترین روش برای برنامه‌ریزی آینده بلند مدت است. ما توصیه می‌کنیم که هر ماه، این لیست را به روز کرده و هر هفته آن را مرور نمایید. این برنامه را با یک مشاور در میان بگذارید تا او بتواند برنامه را نقد کند و تصمیمات شما را به چالش بکشد. به این ترتیب شما می‌توانید جزئیات برنامه خود را بهبود بخشید و از بهره‌وری عملکرد کاری خود، اطمینان حاصل کنید.
۳. لیست کارهایی که در ۹۶ ساعت آینده، باید آن‌ها را انجام دهید
۴ روز، تقریبا زمان مناسبی برای پیش‌بینی امور است؛ به علاوه این زمان، آنقدر به موعد انجام کارهای شما نزدیک است که بتوانید به صورت واقعی، جزئیات انجام کار را درک کنید. تنها لازم است بفهمید که چه چیزی در ۴ روز آینده، در انتظار شما است و باید با چه افرادی ملاقات کنید.
حین اجرای این برنامه، وقت خود را به بازه‌های کوچک زمانی تقسیم کنید و این بازه‌ها را حداکثر، به ۱۵ دقیقه تقلیل دهید. یک ربع زمان، به اندازه کافی طولانی است که بتوانید کار خود را تا جای مناسب جلو ببرید و از طرفی، آنقدر هم کوتاه است که در یک روز معمولی، بتوانید تعداد زیادی از این بازه‌های زمانی را، به کار اختصاص دهید. اگر دقت کنید، قطعا می‌توانید حدود ۱۰ بازه ۱۵ دقیقه‌ای، در برنامه روزانه خود بیابید که رها شده‌اند.
بررسی روزانه فهرست‌های تهیه شده
لیست‌هایی که به آن‌ها اشاره شد، پایه و اساس برنامه ریزی روزانه شماست و اصول درج شده در آن‌ها، هدف شما را مشخص می‌کند. بعضی افراد، برنامه کاری خود را در ابتدای صبح و قبل از شروع کارشان، تنظیم می‌کنند. اما توصیه ما به شما این است که برنامه خود را در انتهای ساعت کاری و قبل از ترک محل کار، تنظیم کنید. این لیست‌ها را در محلی قرار دهید که در طول روز، چندین بار با آن‌ها روبرو شوید. بهتر است هر ۲ تا ۳ ساعت یک بار، آن‌ها را چک کنید و از خود بپرسید:
امروز چه کارهایی را برای رسیدن به هدفم، باید انجام دهم؟
روند کار خود را به سمت تحقق اهداف کاری‌تان سوق دهید تا بتوانید در جهت بهره‌وری از عملکرد کاری خود، گام بردارید. هر چه جزئیات بیشتری را به برنامه اضافه کنید، انتخاب‌های بیشتری را مقابل خود خواهید داشت. با تمرکز روی این انتخاب‌‌ها می‌توانید اولویت‌های بهتری را در برنامه کاری خود قرار دهید.
استفاده از رکود‌های دوره‌ای
بسیاری از افراد، سعی می‌کنند که دوران رکود خود را در وضعیت حداقل نگه دارند و همواره مشغول به کار باشند. آن‌ها ملاقات‌های زیادی را برنامه‌ریزی کرده و حتی سعی می‌کنند که چند ملاقات سوری هم داشته باشند. این افراد، اغلب حجم عظیمی از کار و مسئولیت را در مقابل خود قرار می‌دهند و گاهی هم در خارج از ساعات اداری، کار می‌کنند و تماس‌های کاری برقرار می‌نمایند؛ به امید آنکه دوران رکود خود را بشکنند و به کارشان رونق بیشتری بدهند.
به جای پرداختن به این گونه امور، از این دوران رکود خود به عنوان فرصتی برای رفع ایرادها استفاده کنید. مشکلاتی را که به نظرتان می‌رسد، یادداشت کنید و اشتباهات کارمندان را به آن‌ها تذکر دهید تا برای رفع آن‌ها تلاش نمایند. بهتر است در کار افراد دیگر گروه، کمی دخالت کنید تا موجبات بهبود عملکرد کاری آن‌ها را فراهم نمایید. اگر تمام اعضای تیم، خود را در کار دیگری شریک بدانند، می‌توانید زمان زیادی را در اثر این مشارکت، ذخیره کنید؛ پس این مشارکت‌ها را به حداکثر برسانید.
قدردانی از کارهای خوب
افراد پرتلاش گروه خود را بشناسید. هر ۵ روز یکبار، کار خود را کنار بگذارید و بخش عمده وقت‌تان را به قدردانی از یک فرد مثبت گروه، اختصاص دهید. به کارمندان خود به صراحت نشان دهید که عملکردشان را می‌بینید، از تاثیر آن‌ها در پیشرفت شرکت با خبر هستید و ارزش تلاش آن‌ها را می‌دانید. این موضوع به بهبود عملکرد کاری آن‌ها کمک خواهد کرد.
مشورت با افراد تازه
تا به امروز، همواره معلمان، مربیان و مشاوران‌تان به شما انگیزه می‌دادند و رو به جلو، هدایت می‌کردند. برای آنکه بتوانید به مراحل بالاتر برسید، شاید لازم باشد که روی مشاوران جدیدتری حساب باز کنید. بهتر است از فضای کار خارج شوید و در یک کافه یا رستوران با مشاور خود چای یا قهوه صرف کنید. فردی را بیابید که به روند کار شما علاقه داشته باشد و به رویاهای شما گوش دهد. همچنین دیدگاه منحصر به فردی داشته باشد و شما را در زمینه کار، نصیحت کند.
شما به مشاوری نیاز دارید که خوب گوش کند، سوالات معنا داری بپرسد و به مسائل از نقطه نظری که تا به حال مورد توجه شما نبوده است، بنگرد. شما باید با او در زمینه فکری خود، احساس راحتی کنید و همچنین او هم باید، طرز فکر شما را به خوبی درک نماید.
قطعا شما با استفاده از این نکات، قادر به بهبود عملکرد کاری خود خواهید بود. پس نباید منتظر چیز دیگری باشید. اگر به این اصول متعهد باشید، در آینده‌ای نه چندان دور، به موفقیت دست می‌یابید و کیفیت کار خود را بهبود می‌بخشید.
از اینکه تا پایان این مقاله همراه ما بودید از شما ممنونیم. اگر درباره ی این مقاله نظر و یا سوال خاصی دارید، لطفا در بخش نظرات برایمان بنویسید .
منبع:startupet.com
بدون دیدگاه